У компании должен всегда быть готов пакет документов по охране труда. Точный перечень документов зависит от деятельности компании, составлять его нужно индивидуально. Вот что входит в него чаще всего:

• приказ о создании службы охраны труда, если она есть;
• список инструкций по охране труда для отдельных должностей, рабочих мест, видов работ;
• справки о медосмотрах работников;
• программы вводного инструктажа для новичков;
• журнал регистрации работников, которые проходят вводный инструктаж;
• журнал учета средств индивидуальной защиты;
• журнал регистрации несчастных случаев;
• документы о результатах спецоценки условий труда. Это могут быть заключения о безопасности рабочего пространства для сотрудников.

Наличие документов проверяет Государственная инспекция труда. Ее представители могут приходить в любое время без предупреждения или на плановые проверки. График проверок Роструд публикует ежегодно, работодателям напоминают о них за три рабочих дня.

Частота проверок зависит от категории риска работодателя. Если риск высокий, в организацию приходят раз в два года, при значительном риске — раз в три года, при среднем — раз в пять лет, при умеренном — раз в шесть лет. Если компанию отнесли к категории низкого риска, то с плановыми проверками не приходят.

Если инспекция не досчитается нужных документов, компании грозит штраф. Его размер зависит от типа недостающего документа.